Tips en Adviezen


Stappenplan: Wat moet u doen voordat u iemand laat werken?
Stap 1
U vraagt de persoon die u wilt laten werken een origineel identiteitsbewijs te laten zien. Alleen documenten die zijn aangewezen in de Wet op de identificatieplicht gelden als identiteitsdocumenten voor werknemers. De belangrijkste zijn:
·         Geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
·         Geldig paspoort of geldige Europese identiteitskaart van één van de EER-landen
·         Geldig paspoort van een land van buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen
·         Geldige verblijfsdocumenten voor vreemdelingen, namelijk:
o        document I (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, regulier)
o        document II (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, regulier)
o        document III (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, asiel)
o        document IV (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, asiel)
o        EU/EER-document (verblijfsdocument voor vreemdelingen uit de EER en hun gezinsleden)
o        W-document (document voor asielzoekers)
Heeft de persoon die u wilt laten werken geen identiteitsdocument als genoemd in de Wet op de identificatieplicht, dan mag u hem of haar niet laten werken.

Rijbewijs en sofi-nummer
Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument volgens de Wet op de identificatieplicht en de Wet arbeid vreemdelingen. Op een rijbewijs is immers geen nationaliteit of verblijfsstatus vermeld. Ook het sofi-nummer is geen identiteitsbewijs. Het is niet meer dan een administratief gegeven, waaraan geen rechten ontleend kunnen worden.U mag een werknemer die zich uitsluitend identificeert met een rijbewijs of sofi-nummer dus niet laten werken.

Stap 2
Stel op basis van het identiteitsdocument de nationaliteit vast van de persoon die u wilt laten werken en controleer of hij in Nederland mag werken. Vreemdelingen van buiten de EER en Zwitserland, die niet kunnen aantonen dat arbeid voor hen vrij is toegestaan of voor wie u geen tewerkstellingsvergunning heeft, mag u niet laten werken. Laat u hen toch werken, dan overtreedt u de Wet arbeid vreemdelingen.
Op de sticker voor verblijfsaantekeningen en op de achterkant van elk van de bovengenoemde vreemdelingendocumenten wordt altijd duidelijk aangegeven of de persoon wel mag werken, niet mag werken of dat u voor deze persoon een tewerkstellingsvergunning moet hebben.
Laat dus uitsluitend iemand voor u werken op voorwaarde dat hij een origineel en geldig identiteitsdocument heeft getoond en waaraan u duidelijk heeft kunnen zien dat hij in Nederland mag werken.
Attentie
Als u een vreemdeling voor wie arbeid niet vrij is toegestaan toch voor u wilt laten werken, vraag dan bij het CWI een tewerkstellingsvergunning aan. Zolang u niet beschikt over de tewerkstellingsvergunning, mag u de vreemdeling niet laten werken.

Stap 3
Controleer of de persoon die u wilt laten werken degene is aan wie het identiteitsdocument toebehoort. Belangrijke criteria zijn:
·         Komt de pasfoto op het identiteitsbewijs overeen met de persoon die het document toont?
·         Komen de uiterlijke kenmerken, zoals lengte en kleur ogen overeen met de vermeldingen op het identiteitsbewijs?
·         Komt de leeftijd van de persoon overeen met de op het identiteitsdocument vermelde geboortedatum?
·         Komt de handtekening van de persoon overeen met de handtekening in of op het identiteitsbewijs? (Laat, ter controle, de persoon ook duidelijk voor u zichtbaar zelf zijn handtekening zetten)
·         Komt de handtekening, als deze leesbaar is, overeen met de naam op het identiteitsbewijs?
Is de persoon niet degene aan wie het identiteitsdocument toebehoort of twijfelt u daaraan, dan kunt u de identiteit van de persoon niet verifiëren. U kunt dan niet beoordelen of u de persoon die het document toont mag laten werken. U kunt dan eventueel contact opnemen met de politie. Laat de persoon in ieder geval (nog) niet werken.

Dubbelgangers
Sommige personen maken gebruik van het identiteitsdocument van iemand anders. Dit zijn de zogenaamde look-alikes (ofwel dubbelgangers).

Stap 4
Controleer of het identiteitsdocument geldig, echt en onvervalst is. Let daarbij goed op de volgende onderdelen:
·         Is de geldigheidsdatum niet verstreken?
·         Staan er typefouten op het identiteitsbewijs?
·         Bevat het identiteitsbewijs de juiste echtheidskenmerken?
Als een document ongeldig, vals of vervalst is, kunt u de identiteit van de persoon niet vaststellen. U kunt dan niet beoordelen of u de persoon die het document toont mag laten werken. Laat de persoon daarom nog niet werken. U kunt dan eventueel contact opnemen met de politie als u aan de echtheid van het document twijfelt.

Tip
Er zijn veel verschillende identiteitsbewijzen. Deze bevatten allemaal een (beperkt) aantal soortgelijke echtheidskenmerken. Deze zijn betrekkelijk eenvoudig te herkennen. Zie hiervoor https://www.identiteitsdocumenten.nl. U kunt daarbij ook hulpmiddelen gebruiken, zoals een loep of een UV-lamp. Er zijn diverse handboeken en cursussen op dit gebied op de markt.

Stap 5
Neem een kopie van het identiteitsdocument van de persoon die u laat werken op in uw administratie. Als werkgever bent u overigens verplicht een kopie van hun identiteitsbewijs in uw administratie op te nemen van:
·         alle werknemers die bij u in dienst zijn
·         alle vreemdelingen die u inleent of via aan- of onderaanneming laat werken.
U dient deze kopie tot vijf jaar na beëindiging van de werkzaamheden te bewaren.
(Dit geldt ook voor personen die voor u werken via een uitzendbureau, loonbedrijf of onderaannemer.)

Stap 6
Wijs alle personen die u laat werken erop dat ze tijdens het werk een origineel en geldig identiteitsdocument bij zich moeten dragen. Is er bij u een controle, bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie, dan moet u de personen die u voor u laat werken in de gelegenheid stellen zich te identificeren. U moet bovendien zo nodig maatregelen en voorzieningen treffen voor het bewaren van de identiteitsdocumenten van de personen die u voor u laat werken.

Tip
Is uw loonadministratie niet op of in de buurt van de werkplek aanwezig, maar bijvoorbeeld bij een extern boekhoudkantoor of op een andere vestiging of filiaal, zorgt u dan dat tevens een setje kopieën op of in de buurt van de werkplek beschikbaar is. Dit kan de controleduur op de werkplek bekorten.
<< Tips bij het regelen van een stagiair(e)
Tips en Adviezen - Naar boven

- Copyright Zoekbijbaan.nl 2019